Organiza una fiesta de empresa perfecta ✅ Consejos para tu evento corporativo

Existen cientos de artículos que te explican lo difícil y abrumador que es organizar una fiesta de empresa o evento corporativo. Este no es uno de ellos. Aquí conocerás algunos consejos que te permitirán hacer una planificación adecuada y convertir el proceso en algo divertido y gratificante.

Desglosaremos el proceso de organización de un evento de este tipo, y te apoyaremos en tu misión de organizar una fiesta increíble.

No importa tu nivel de experiencia, te ofrecemos una lista de verificación con los aspectos básicos para que puedas organizar tu fiesta de empresa a la perfección.

Consejo

Comienza lo antes posible

 

La planificación de una fiesta de empresa implica esperar las respuesta y confirmación de los invitados, así que comienza con el proceso de planificación lo antes posible.

No olvides

Pregunta a los demás sobre como fue la fiesta del año pasado, averigua cuales son las cosas que mas les gustaron y cuales se pueden mejorar.

Haz checklist

Las checklist no solo ayudan a dividir el proceso de planificación de un evento corporativo, también te ayudar a realizar un seguimiento de cuando se ha realizado un proceso y cuánto te queda por hacer.

Haz tus listas de forma inteligente, ponte una fecha y, al ser posible, aplica la matriz "Eisenhower", que consiste en clasificar las tareas de la siguiente forma:

• Tareas no urgentes pero importantes

• Urgentes pero no importantes

• Urgentes e importantes

• Ni urgentes ni importantes

La matriz Eisenhower te ayudará a decidir que tareas comenzar primero.

Crea un equipo de organizadores

Si la empresa aún no tiene un grupo de personas que se encarguen de la organización del evento, puede que sea un buen momento para formar uno. Elije personas con diferentes habilidades dentro de la empresa. Estas personas deben poder ayudarte con todo, desde la gestión de presupuestos hasta la realización de las invitaciones e incluso la limpieza tras el evento. Cuantas mas personas mejor ya que te ayudarán a hacer las cosas mucho mas rápido.

Consigue el presupuesto

Justo en la parte superior de tu lista de tareas urgentes e importantes debería figurar la asignación de presupuestos. Es muy importante que averigües cuanto dinero puedes gastar. Te permitirá tener mas claro el tipo de fiesta que puedes organizar.

Una vez tengas claro el dinero que puedes gastar, debes proceder a la asignación de presupuestos en las diferentes tareas de tu lista.

Consejo

Mantén algo de dinero reservado para casos inesperados que puedas encontrarte por el camino. Un 10% del presupuesto general es lo recomendable.

Elige una fecha para el evento

Los locales para fiestas de empresa en Madrid se llenan rápidamente, especialmente durante la temporada de vacaciones y Navidad. Por lo tanto, deberías reservar una fecha lo antes posible en algún sitio. Por costumbre, los Jueves son los días más populares para organizar una fiesta de empresa, y los Viernes ocupan el segundo lugar. Sin embargo, no olvides que si tienes un presupuesto más ajustado los primeros días de la semana suelen ser más baratos y se consigue más flexibilidad.

Algo que puedes hacer para seleccionar la fecha de tu evento es crear una encuesta en Google donde los invitados puedan votar los días que propongas. Envía el enlace de la encuesta por correo electrónico o Whatsapp para que todos puedan votar con facilidad.

Consejo

Asegúrate de que el CEO y cualquier otra persona clave que quieras que asista tiene disponibilidad cualquiera de los días que has seleccionado para la fiesta.

¿Qué tipo de fiesta quieres organizar?

A modo de ejemplo, estas son las fiestas mas demandadas y que sin duda deberías replantearte:

• Evento de día, de noche o ambos?

• ¿Comida/cena, fiesta o ambos?

• ¿En un espacio compartido o privado?

• ¿Será gratis para los asistentes o tienen que pagar algo?,

Encuentra el sitio ideal

Busca un sitio que se ajuste a tu evento. Recuerda que tienes a tu disposición los diferentes locales con los que trabajamos. Los principales aspectos que debes tener en cuenta son:

• Capacidad: ¿Tiene el sitio que te gusta el tamaño adecuado para el número de asistentes que te han confirmado?

• Ubicación: Lo ideal es que tenga buenas combinaciones con transporte público y los Taxis puedan parar lo mas cerca posible de la entrada.

• Instalaciones e infraestructura: Tiene micrófonos y funcionan correctamente? Es posible que lo necesites para algún tipo de discurso, presentación o actividades.

• Flexibilidad: ¿El local está dispuesto a realizar adaptaciones para satisfacer tus necesidades?

También hay algunas preguntas que debes hacer cuando hables con el local:

• ¿El local se encarga de la limpieza?

• ¿El presupuesto cubre absolutamente todo lo que necesitas?

Consejo

Si decides reservar en un local donde habrá otros grupos, asegúrate de cuantas reservas más pueden llegar a albergar, además del número de personas de las mismas. Si buscas una fiesta en exclusividad puedes pagar por un local amplio para estar solos o buscar uno que tenga un aforo más reducido y que se acerque lo más posible al número de invitados confirmados para ahorrarte la exclusividad.

Elige una temática

Pensar en una temática para una fiesta de empresa no implica un simple disfraz. La temática puede aplicarse al crear las invitaciones, decidir el tipo de comida, la música y la decoración. Piensa en un tema para tu fiesta y haz una lista de cosas relacionadas que puedas aplicar a tu fiesta.

• Decoración

  Una forma de sacarle el máximo partido a tu presupuesto es centrarte en los puntos claves del local, como la entrada, el escenario, la barra del bar o las mesas.

Picoteo o catering

Dependiendo del tipo de local que hayas elegido, podrás decidir entre usar el catering interno que ofrece el establecimiento (que muy probablemente será el más económico) o contratar un servicio de catering externo. Si se trata de un sitio del que la gente habla bien por la comida, te recomendamos que lo uses sin dudarlo, será la forma más fácil y efectiva para abordar todo lo relacionado con la comida de la fiesta.,

Cuando decidas el tipo de catering para tu evento, asegúrate de pensar en:

• ¿Será un catering fijado por mí? ¿Lo llevo a votación entre los asistentes?

• ¿La comida estará servida sobre las mesas o la repartirán los camareros?

Además, no te olvides de preguntar a si hay personas que tengan algún tipo de alergia o requerimientos dietéticos especiales tales como intolerancia al gluten.

La bebida

Lo primero que se debe decidir es si las bebidas se van a reservar y pagar por adelantado o si cada persona se pagará la suya durante la noche. Si lo compras con antelación, tendrás más control sobre el presupuesto.

Gestión de la bebida

Hay dos formas de gestionar de forma precisa las consumiciones para tu fiesta de empresa:

1 – Compra cupones y repártelos de una forma equilibrada a cada uno de los invitados.

2 – Barra Libre. No olvides que puede ser la opción más económica y más completa.

La música

Cuando hablamos de música tienes varias opciones: contratar a un DJ o una banda, o preparar una lista de reproducción para poner luego en el local. Independientemente de lo que decidas hacer, asegúrate de hablar con el local para asegurarte de que cuentan con todo lo necesario.

Consejo

Si contratas a un DJ envíale una lista de canciones que no pueden faltar en la fiesta, además de las sugerencias sobre el tipo de música que quieres escuchar durante la fiesta.

Otras actividades de entretenimiento

Asegúrate de que la gente esté entretenida y se divierta y elige las actividades que mejor se adapten a la temática y local. Tienes cientos de ideas disponibles, puedes contratar personal de animación, organizar alguna especie de concurso o entrega de premios, contratar un fotógrafo o un fotomatón, etc.

Concursos y premios

Si se va a realizar algún concurso o entrega de premios asegúrate de que todo esté planificado con antelación. En estos casos es recomendable comenzar con estas actividades lo antes posible antes de que el ambiente se ponga demasiado ruidoso.

Tendrás que preparar:

• Seleccionar quienes son las personas que van a hablar y asegurarte de que preparan su discurso

• Asegúrate de contar con micrófonos en el local

• Premios: Si vas a llevar premios encuentra un lugar seguro donde dejarlos hasta que se haga la entrega.

• Ensayos: Ensayar al menos una vez todos los procedimientos de estas actividades.

Piensa en los pequeños detalles

Imagínate la fiesta desde el punto de vista de los invitados. ¿Hay algo que pueda añadir al evento para que sea mas especial? Hay algunas cosas básicas que podrías agregar al evento como:

• Un guardarropa gratis

• Bebidas especiales al entrar en el local (hacer cola en el ropero es mucho mas llevadero con un mojito en la mano!)

• Si esperas un gran numero de invitados, asegúrate de dejar a una persona encargada de recibirlos y despedirlos cuando se vayan. Puedes organizar tiempos de llegada escalonados para no tener demasiadas personas haciendo cola en la entrada pasando frío.

Personal de seguridad

Si necesitas seguridad para tu fiesta, solicita que se trate de personal simpático que transmita a los invitados que son bienvenidos.

Transporte

¿Necesitas organizar algún medio de transporte para llegar al local? Si estás pensando contratar algún servicio de autobuses, no olvides gestionar los horarios de llegada o salida de una forma que los invitados no se sientan obligados a irse demasiado pronto o a esperar más de lo que deberían.

Vivimos en la era de los Taxis, Über y Cabify, pero también es importante facilitar a los invitados un poco de información sobre los horarios del metro, los últimos trenes y autobuses.

Consejos para el organizador

• Llega temprano

• Revisa tus listas y verifica que todo está como te esperabas

• Revisa dos veces si el local ha cumplido todas tus solicitudes

• Preséntate al staff del establecimiento antes de que comience la fiesta para que sepan a quien acudir en caso de alguna duda o problema.

  
  

Pide opinión sobre la fiesta a los invitados

Cuando la fiesta esté terminando pide comentarios y opiniones a los asistentes para saber que se puede mejorar para el próximo año.

Si quieres obtener información sobre cómo organizar tu fiesta de empresa con nosotros puedes preguntarnos sin compromiso por los espacios disponibles.